L'espressione "atto notarile a distanza" qualifica sommariamente le varie soluzioni che si possono adottare nel caso in cui le parti di un atto non possano o non vogliano trovarsi contestualmente nello studio del notaio.
L'atto notarile a distanza può essere necessario quando le parti si trovino in diverse parti d'Italia, per evitare quindi le spese del viaggio, nonché per risparmiare tempo o in periodi di c.d. "lockdown", ossia quando per emergenze sanitarie (es. Coronavirus) gli spostamenti devono essere limitati.
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A tal fine, l'uso della tecnologia offre possibilità che fino a pochi anni fa erano impensabili.
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Le soluzioni giuridiche perseguibili sono:
a) la procura;
b) la scrittura privata con sottoscrizioni separate;
c) la video-conferenza.
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LA PROCURA
La procura permette di conferire i poteri per la stipula dell'atto ad un'altra persona, con meno difficoltà a spostarsi o che si trova già nel luogo del notaio che riceverà l'atto definitivo.
Si può stipulare una procura cartacea, che andrà spedita con raccomandata al notaio che riceverà l'atto definitivo.
Si può anche stipulare una procura digitale, che verrà spedita tramite e-mail al notaio che riceverà l'atto definitivo.
In quest'ultimo caso, la tecnologia permette di risparmiare i costi di spedizione ed assicura la ricezione pressoché immediata da parte del destinatario.
N.B.: la procura è uno strumento che permette di stipulare l'atto a distanza, ma la procura stessa non può essere stipulata a distanza o digitalmente. Occorre quindi recarsi dal proprio notaio di fiducia o richiedere che il proprio notaio venga a domicilio
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LA SCRITTURA PRIVATA CON SOTTOSCRIZIONI SEPARATE
La scrittura privata autenticata è una forma in cui possono essere redatti quasi tutti gli atti notarili e permette alle parti di firmare in due momenti diversi.
Pertanto, nell'ipotesi di una compravendita, l'acquirente e il venditore potrebbero firmare in orari e giorni diversi, sfruttando eventualmente il "conto-deposito" del notaio per il pagamento del prezzo.
Inoltre, l'atto firmato da una sola parte potrebbe essere spedito con raccomandata ad altro notaio, che riceverà la seconda firma dell'altra parte.
Si può anche stipulare direttamente un atto digitale. In questo modo, ad esempio, un notaio in Sicilia potrebbe ricevere la firma del primo comparente e poi trasmettere in "tempo reale" la scrittura per e-mail ad un notaio in Piemonte che riceverà la sottoscrizione della controparte.
L'atto notarile, quindi, si potrebbe concludere in tempi diversi, da due notai diversi e in diverse zone d'Italia!
LA VIDEO-CONFERENZA
Ormai la video-conferenza non è più una novità, qualsiasi smartphone permette di fare le videochiamate e sono molte le applicazioni o i software che permettono di svolgere una conferenza in forma "telematica", ossia tramite il proprio computer.
Ebbene, la video-conferenza può essere utlizzata anche per le assemblee delle società.
I soci, gli amministratori e i sindaci possono, quindi, assistere all'assemblea direttamente da casa o dal proprio ufficio, risparmiando tempo e denaro.
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Infine, il Decreto Legge n. 18/2020 permette di svolgere le assemblee delle società di capitali interamente in video-conferenza, senza la presenza fisica di nessuno nello studio del notaio, ma tutti collegati telematicamente!
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